备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织拨付给内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。
备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项，以下是对备用金的详细解释和分析：
备用金的定义与目的
备用金是指企业为了便于日常零星支出，预先拨付给内部单位或个人的一定数额的现金，这种预支方式主要用于小额、频繁且无法通过银行转账结算的费用支出，如差旅费、小额采购等，备用金的设立旨在提高资金使用效率，减少因频繁报销而带来的管理成本，同时确保企业运营的灵活性和便捷性。
备用金的核定与管理
备用金的核定通常根据企业内部各部门的实际需要来确定，一般不超过3至5天的日常零星开支所需现金，备用金的管理应严格遵循企业的财务管理制度，包括借支管理、保管管理和清查盘点等环节。
1、借支管理：企业各部门需填制“备用金借款单”，经财务部门核定后支取现金，备用金的使用应严格按照规定的范围和权限进行，不得转借他人或挪作他用。
2、保管管理：备用金应指定专人负责管理，并设置“备用金”账户进行核算，出纳人员应妥善保管与备用金相关的各种票据，并定期编制“收、支日报表”送经理审核。
3、清查盘点：财会部门应对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点制度，防止挪用或滥用，确保备用金的安全完整。
备用金的会计处理
备用金在会计上属于资产类科目，借方登记增加数，贷方登记减少数，余额表示库存的备用金数额，具体的会计分录如下：
拨付备用金时：借记“其他应收款——备用金”科目，贷记“银行存款”科目。
核准备用金花费时：借记相关费用类账户，贷记“其他应收款——备用金”科目。
期末收回备用金时：借记“银行存款”科目，贷记“其他应收款——备用金”科目。
备用金的常见问题及解答
问题1：备用金可以用于哪些具体支出？
答：备用金主要用于以下几类支出：
差旅费：员工出差期间的交通费、住宿费、餐饮费等。
小额采购：日常办公用品、低值易耗品等的购买。
零星开支：如快递费、水电费、通讯费等无法通过银行转账支付的费用。
问题2：如何处理未使用的备用金？
答：对于未使用的备用金，应在报销时多退少补，即如果实际支出少于预支金额，应将多余的现金退还给财务部门；如果实际支出超过预支金额，则需补足差额，备用金应定期进行清理和核销，特别是对于大额、长期挂账的备用金，要重点核实并及时处理。
备用金是企业为满足日常零星支出需求而设立的一种预支现金制度，其合理管理和有效使用对于提高企业资金使用效率、降低管理成本具有重要意义，企业应建立健全的备用金管理制度，明确备用金的借支范围、金额和核销等相关事项，确保备用金的安全、完整和高效使用。
